Du hast schon mal davon geträumt, dein Büro aufzuräumen und alles Unnötige wegzuschmeißen, aber du weißt nicht, wie lange du Unterlagen, die du im Geschäftsleben aufbewahren musst, behalten sollst? Keine Sorge, wir helfen dir! In diesem Artikel erklären wir dir, wie lange du deine geschäftlichen Unterlagen aufbewahren musst. Lass uns direkt loslegen!
Die Gesetze variieren je nach Land, aber in vielen Ländern müssen Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, bevor sie vernichtet werden dürfen. In Deutschland müssen geschäftliche Unterlagen in der Regel für zehn Jahre aufbewahrt werden. Es ist wichtig zu wissen, dass diese Richtlinien sich je nach Industrie und Art des Dokuments unterscheiden können, also solltest du dich bei deiner Industrie informieren, um sicherzustellen, dass du alles richtig machst.
Unternehmer: Aufbewahrungsfrist für Steuerdokumente bis zu 10 Jahren
Für Unternehmer gilt: Die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen ist auf zehn Jahre festgelegt. Du solltest diese Frist nicht aus den Augen verlieren, denn ansonsten können empfindliche Strafen drohen. Allerdings gibt es auch Unterlagen, die von der zehnjährigen Frist ausgenommen sind. Dazu gehören unternehmensinterne Dokumente, Preislisten, Businesspläne oder Angebotsschreiben, bei denen es nicht zu einem Vertragsabschluss gekommen ist. In solchen Fällen kannst Du die Unterlagen nach einem Jahr vernichten, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Verfolge am besten immer den Status der Dokumente, so dass Du nicht versehentlich etwas länger aufbewahrst, als es nötig ist.
Aufbewahrung & Archivierung von Rechnungen: 10 Jahre Pflicht
eines Jahres).
Du musst als Unternehmen 10 Jahre lang alle Rechnungen aufbewahren, die du selbst versendest und erhältst. Die Frist beginnt am 31.12. des jeweiligen Jahres. Diese Pflicht gilt für Eingangs- und Ausgangsrechnungen.
Damit du immer einen Überblick behältst, solltest du am besten ein System zur Aufbewahrung und Archivierung einrichten. So kannst du immer schnell auf die gewünschten Unterlagen zugreifen, auch nach vielen Jahren. Weiterhin ist es empfehlenswert, einmal jährlich zu überprüfen, ob noch alle relevanten Unterlagen vorhanden sind. So kannst du sicherstellen, dass du auch in Zukunft jederzeit alle gesetzlichen Pflichten erfüllst.
Aufbewahrungsfristen für Akten nach § 18 Abs. 1 lit. b)
Du musst Dokumente in Deiner Verwaltung nicht für immer aufheben. Dank der Aktenordnung des § 18 Abs. 1 lit. b) kannst Du Akten, die länger als 5 Jahre zurückliegen, vernichten. Laut dieser Bestimmung sind Einzelakten nur für einen Zeitraum von maximal 5 Jahren aufzubewahren. Wenn Du die Akten nicht mehr benötigst, kannst Du sie also sicher entsorgen. Allerdings solltest Du Dich vorher noch einmal vergewissern, dass die Akten nicht doch noch als Beweismittel für andere Zwecke wichtig sind.
Arbeitsrechtliche Unterlagen 5 Jahre aufbewahren | ArGV1
Du musst als Arbeitgeberin/Arbeitgeber gemäss Art 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1) wichtige arbeitsrechtliche Unterlagen für mindestens 5 Jahre aufbewahren. Dazu gehören beispielsweise Dokumente, die Angaben zu den Personalien, der Beschäftigungsart, dem Ein- und Austritt, den Arbeits- und Pausenzeiten sowie den Lohnzuschlägen und medizinischen Abklärungen der Mitarbeitenden enthalten. Es ist wichtig, dass du die Unterlagen sorgfältig aufbewahrst und die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist einhältst. Auf diese Weise bist du bestens vor eventuellen Rechtsstreitigkeiten geschützt.
Unternehmer*innen: 10-Jährige Aufbewahrungsfrist für zahlungsrelevante Unterlagen
Du solltest als Unternehmer*in wissen, dass du für Unterlagen, die einen zahlungsrelevanten und dokumentierenden Charakter haben, eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren einhalten musst. Hierzu zählen beispielsweise Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, Inventare, Buchungsbelege, Rechnungen und Dokumente für Zollanmeldungen. Dies gilt allerdings nur, wenn diese nicht bereits den Zollbehörden vorliegen. Daher solltest du als Unternehmer*in darauf achten, dass du deine Unterlagen regelmäßig aktualisierst und die alten Unterlagen nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist entsorgst.
Lohnabrechnungen 6 Jahre aufbewahren – Wichtige Infos!
Du musst Deine Lohnabrechnungen mindestens sechs Jahre aufbewahren. Also wenn du Lohnabrechnungen aus dem Jahr 2016 hast, dann kannst du diese ab 2022 entsorgen. Lohnabrechnungen, die du 2022 erhältst, kannst du erst Ende 2028 entsorgen. Es ist wichtig, dass du diese Frist einhältst, da Lohnabrechnungen wichtige Informationen über Deine Lohnsteuer enthalten und die Finanzbehörden diese Unterlagen jederzeit anfordern können. Deshalb solltest du sie sicher aufbewahren.
Aufbewahrungsfrist für Rechnungen nach UStG beachten
UStG.
Du musst deine Rechnungen mindestens 10 Jahre aufbewahren. Das ist gesetzlich vorgeschrieben und steht im § 14 b Abs 1 Satz 1 UStG. Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14 Abs 1 Satz 3 1. UStG). Vergiss nicht, deine Rechnungen gut zu organisieren, damit du sie auch in 10 Jahren schnell wiederfindest. So hast du immer einen Nachweis, dass du deine Abgaben und Steuern korrekt bezahlt hast.
Kassenzettel: Warum du ihn brauchst und wofür du ihn verwenden kannst
Du fragst dich, wofür du den Kassenzettel brauchst? Zunächst einmal kannst du damit prüfen, ob der Gesamtpreis, der dir berechnet wurde, auch stimmt. Außerdem kannst du mit dem Kassenzettel belegen, dass du einen Kauf getätigt hast. Das ist besonders dann hilfreich, wenn du unbeschädigte Ware in einem Laden umtauschen möchtest. Denn ohne Kassenzettel ist es schwierig, den Kauf nachzuweisen.
Aufheben von Steuerunterlagen: 6 bis 8 Jahre
Du musst deine Steuerunterlagen und Belege, wie zum Beispiel Kontoauszüge, Quittungen oder Rechnungen, sechs Jahre lang aufheben. Dies ist eine gesetzliche Vorschrift, die du unbedingt beachten musst. Sollte das Finanzamt eine Prüfung deiner Steuererklärung anordnen, kann es sinnvoll sein, die Unterlagen noch länger aufzubewahren. Eventuell werden diese noch benötigt, um bestimmte Abzüge, wie zum Beispiel die Pendlerpauschale, nachzuweisen. Daher ist es empfehlenswert, die Unterlagen sieben oder acht Jahre aufzubewahren.
Private Rechnungen aufbewahren: Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren einhalten
Du musst nicht jede private Rechnung, die du bekommst, aufheben. Dies soll dem Schutz vor Schwarzarbeit dienen. Allerdings muss dein Handwerker auf seiner Rechnung angeben, dass du die Rechnung zwei Jahre lang aufbewahren musst. Das heißt, die private Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem du die Rechnung bekommen hast. Es ist wichtig, dass du diese Frist einhältst, da du sonst möglicherweise in Schwierigkeiten gerätst. Wenn du eine Rechnung bekommst, überprüfe, ob darauf steht, dass du die Rechnung zwei Jahre aufheben sollst. Sollte das der Fall sein, achte darauf, dass du sie entsprechend lange aufbewahrst.
Aufbewahrungsfristen für Arbeitsdokumente: 3-30 Jahre
Für Dich als Arbeitnehmer/in bedeutet das, dass Du auf jeden Fall 3 Jahre lang deine Unterlagen zur Arbeit aufbewahren solltest. Dazu zählen z.B. Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse und Lohnabrechnungen. Wenn es allerdings zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung kommt, solltest Du die betreffenden Unterlagen 30 Jahre aufbewahren. Da die Fristen so lang sind, empfiehlt es sich, die Unterlagen digital zu sichern oder zu archivieren. So kannst Du sicherstellen, dass Du die Dokumente auch über einen längeren Zeitraum aufbewahren kannst.
Aufbewahrung ärztlicher Unterlagen zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (40 Jahre)
Du solltest deine ärztlichen Unterlagen zur arbeitsmedizinischen Vorsorge mindestens 40 Jahre aufbewahren. Dies gilt insbesondere, wenn du Tätigkeiten mit krebserzeugenden oder erbgutverändernden Stoffen oder Zubereitungen der Kategorie K1 oder K2 aus dem Anwendungsbereich der Gefahrstoffverordnung ausübst. Auch wenn du diese Arbeiten nur selten oder nur kurzfristig ausführst, solltest du die Unterlagen behalten. Mit den ärztlichen Unterlagen hast du eine gesetzliche Verpflichtung, die du unbedingt einhalten musst.
Wichtige Dokumente: Aufbewahrung und Verwaltung
Du hast wahrscheinlich schon einige Dokumente, die Du ein Leben lang aufbewahren solltest. Dazu gehören Ausweise, Pässe, Heirats- und Scheidungsurkunden, Altersvorsorge, Sozialversicherungsausweis, Testament und Erbschein. Es ist wichtig, dass Du diese Dokumente sicher aufbewahrst und Dir eine Kopie davon machst, falls etwas verloren gehen sollte. Auch wenn manche Dokumente vielleicht nicht so wichtig erscheinen, können sie doch wichtig sein, wenn man sie eines Tages braucht. Es ist daher ratsam, sie stets griffbereit aufzubewahren und gut zu verwalten.
Unterlagenaufbewahrung: Mindestens 6 Jahre aufbewahren
Du musst bei der Unterlagenaufbewahrung ein paar Dinge beachten. Grundsätzlich müssen fast alle geschäftlichen Unterlagen mindestens 6 Jahre lang aufbewahrt werden. Einige Unterlagen, wie zum Beispiel Finanzunterlagen, müssen sogar noch länger aufbewahrt werden. Die meisten Unterlagen können erst nach einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren vernichtet werden. Allerdings ist es ratsam, alle Unterlagen, die für die Buchhaltung relevant sind, mindestens 7 Jahre lang aufzubewahren.
Es ist wichtig, dass Du die Unterlagen ordentlich archivierst und kontrollierst, um alles im Blick zu behalten. Auch hast Du die Wahl, ob Du die Unterlagen nur digital oder auch noch auf Papier aufbewahrst. Wenn Du dich für die digitale Variante entscheidest, musst Du darauf achten, dass Deine Daten geschützt sind und keinem Missbrauch ausgesetzt sind.
Aufbewahrungsfrist für Bewirtungsbelege: 10 Jahre!
Du fragst Dich, wie lange Du Bewirtungsbelege, Quittungen und Tankbelege aufbewahren musst? Die Antwort lautet: 10 Jahre! Denn diese Belege, auch Buchungsbelege genannt, müssen laut Gesetz 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Das gilt für alle Belege wie Quittungen, Tankbelege und Bewirtungsrechnungen. Allerdings kannst Du die Belege nicht einfach irgendwo in einer Schublade verstauen, sondern Du musst sie aufbewahren, so dass sie im Zweifelsfall zu jeder Zeit nachvollziehbar sind. Deshalb empfiehlt es sich, die Belege digital zu archivieren. So bist Du auf der sicheren Seite!
Buchungsbelege 10 Jahre aufbewahren: Warum es wichtig ist
Du solltest Buchungsbelege mindestens 10 Jahre aufbewahren. Es handelt sich dabei um alle Unterlagen, die du über die einzelnen Geschäftsvorfälle hast. Sie sind die Basis, um deine Bücher und Aufzeichnungen zu führen. In manchen Fällen sind sie sogar gesetzlich vorgeschrieben und du musst sie unbedingt 10 Jahre lang aufheben. Also gib auf jeden Fall acht darauf, dass du deine Buchungsbelege ordentlich aufbewahrst.
Kontoauszüge richtig vernichten: So schützt Du Deine Daten
Du solltest Deine Kontoauszüge daher im Restmüll oder, falls es sich um einfache Ausdrucke vom Online-Banking handelt, mit dem Altpapier entsorgen. Regelmäßiges Vernichten der Kontoauszüge ist sehr wichtig, um die Sicherheit Deiner persönlichen Daten zu gewährleisten und Betrug zu verhindern. Auch wenn die Kontoauszüge nicht mehr benötigt werden, solltest Du sie unbedingt vernichten, statt sie einfach wegzuschmeißen. Am besten ist es, sie zu zerkleinern und im Restmüll zu entsorgen. So bist Du auf der sicheren Seite.
Aufheben von Arbeitsverträgen: Warum es sich lohnt, 10 Jahre lang aufzubewahren
Du musst Arbeitsverträge immer mindestens zehn Jahre lang aufheben. Es kann sich lohnen, sie sogar länger aufzubewahren. Warum? Weil es so genannte verdeckte Schadenersatzansprüche gibt, die erst nach zehn Jahren verjähren. Das bedeutet, dass du nach Ablauf von zehn Jahren nicht mehr für diese Ansprüche haftbar gemacht werden kannst. Michael Eckert, Fachanwalt für Arbeitsrecht aus Heidelberg, rät deshalb dazu, alle Arbeitsverträge aufzuheben, bis sie verjährt sind. So hast du immer einen Nachweis über deine früheren Arbeitsverhältnisse und du kannst sicher sein, dass du nicht gegen einen verdeckten Schadenersatzanspruch verstößt.
Aufbewahren von Geschäftsunterlagen: 6 Jahre lang!
Du musst deine Geschäftsunterlagen 6 Jahre lang aufbewahren. Dazu gehören empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe und alle weiteren Unterlagen, die für deine Steuerpflichten wichtig sind. Vergiss nicht, diese Unterlagen aufzubewahren, denn sie sind die Grundlage für eine korrekte Steuererklärung. Damit du nicht den Überblick verlierst, solltest du deine Unterlagen am besten systematisch archivieren.
Fazit
Es kommt darauf an, was für Unterlagen es sind. In der Regel solltest du Geschäftsunterlagen mindestens für 10 Jahre aufbewahren. Für finanzielle Unterlagen und Steuerdokumente gilt eine Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren. Es ist wichtig, die Unterlagen so lange aufzubewahren, wie es die Gesetzgebung vorschreibt, um Ärger zu vermeiden.
Nachdem du jetzt weißt, wie lange du geschäftliche Unterlagen aufbewahren musst, ist es wichtig, dass du deine Dokumente sorgfältig aufbewahrst und regelmäßig überprüfst, damit du immer über die neuesten gesetzlichen Bestimmungen informiert bist. So kannst du sicher sein, dass du alles richtig machst und deine Unterlagen ordentlich aufbewahrst.
