Hallo zusammen,
wir alle wissen, dass es wichtig ist, seine geschäftlichen Rechnungen ordentlich aufzubewahren. Aber wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden? In diesem Artikel schauen wir uns an, wie lange Rechnungen aufbewahrt werden müssen, um den gesetzlichen und steuerlichen Anforderungen gerecht zu werden. Lass uns also loslegen!
In der Regel müssen Rechnungen geschäftlich mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist kann je nach Geschäftsbereich variieren, aber 10 Jahre sind eine gute Richtlinie. So hast du immer eine vernünftige Kopie der Rechnung, falls du sie mal brauchst.
Aufbewahrungspflicht: § 147 UstG & Strafen bei Verstößen
Du hast sicher schon mal von der Aufbewahrungspflicht gehört. Gemäß § 147 UstG hast Du als Unternehmer die Pflicht, bestimmte private Dokumente wie Rechnungen und Belege über steuerpflichtige Leistungen für zwei Jahre aufzubewahren. Diese gesetzliche Regelung hat zum Ziel, die Finanzbehörden bei der Feststellung der Steuerpflicht und Steuerhöhe zu unterstützen. Dazu dient auch die schriftliche Dokumentation von Lieferungen, Bezahlungen und sonstigen Vorgängen. Daher müssen sämtliche Belege und Unterlagen, die eine steuerrelevante Bedeutung haben, für die Dauer von zwei Jahren aufbewahrt werden. Dazu zählen beispielsweise Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheine. Bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht drohen Geldstrafen. Daher ist es wichtig, dass Du sie einhältst.
Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen: 10 Jahre
Für Unternehmer ist es wichtig, zu wissen, dass die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen zehn Jahre beträgt. Dazu gehören unter anderem Rechnungen, Kontoauszüge, Belege, Lohnsteueranmeldungen und Zahlungsbelege. Es ist wichtig, dass Du diese Unterlagen sorgfältig aufbewahrst, da das Finanzamt im Falle einer Prüfung Einsicht in diese Dokumenten haben kann. Allerdings musst Du nicht alle Dokumente über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahren. Unternehmensinterne Dokumente, Preislisten, Businesspläne oder Angebotsschreiben, bei denen es nicht zu einem Vertragsabschluss gekommen ist, sind hiervon ausgenommen. Hier reicht es aus, die Unterlagen ein paar Jahre zu behalten. So hast Du immer einen guten Überblick und kannst im Zweifelsfall auf die Unterlagen zurückgreifen.
Aufbewahrung von Rechnungen und Belegen: § 147 AO
Du bist als Kleinunternehmer oder Freiberufler dazu verpflichtet, deine Rechnungen und Belege mindestens 10 Jahre lang aufzuheben. § 147 der Abgabenordnung (AO) regelt, dass du hierfür auch die Möglichkeit der elektronischen Archivierung hast. Wichtig ist, dass du alle Unterlagen sicher speicherst und sie auf Nachfrage jederzeit vorzeigen kannst. Solltest du dabei Hilfe benötigen, so stehen dir natürlich auch Steuerberater zur Seite, die dich bei der ordnungsgemäßen Aufbewahrung unterstützen können.
Aufbewahrungsdauer für Einzelakten: § 18 Abs. 1 lit. b) der Aktenordnung
Du hast schon mal von der Aktenordnung gehört, aber weißt nicht, was sie genau ist? Laut § 18 Abs. 1 lit. b) der Aktenordnung darf die Aufbewahrungsdauer für Einzelakten bis zu 5 Jahren betragen. Das ist eine Regelung, die aufgrund jahrelanger Erfahrung in der Verwaltung getroffen wurde. So kannst du sicherstellen, dass deine Unterlagen für die nötige Zeit aufbewahrt werden.
Aufbewahrung von Rechnungen – 10 Jahre lang erforderlich
des Jahres), in dem die Rechnung entweder ausgestellt oder erhalten wurde, je nachdem, was zuerst der Fall ist.
Du musst alle Rechnungen, die Du ausgestellt oder selber erhalten hast, 10 Jahre lang aufbewahren. Die Frist startet jeweils am 31.12. des Jahres, in dem die Rechnung entweder verschickt oder empfangen wurde. Unabhängig davon, was zuerst passierte. Wichtig ist, dass Du diese 10 Jahre lang alle Rechnungen aufbewahrst, denn ansonsten kann es bei einer Prüfung durch den Finanzamt zu Problemen kommen. Also vergiss nicht, Deine Rechnungen gut aufzubewahren, damit Du immer auf der sicheren Seite bist.
Aufbewahren von Geschäftsunterlagen nach Art 70 Ziff 3 MwStG
Du musst als Unternehmer deine Geschäftsunterlagen gemäß Art 70 Ziff 3 des MwStG (Umsatzsteuergesetz) mindestens 20 Jahre aufbewahren. Dies gilt für alle Unterlagen, die du für deine steuerlichen Pflichten benötigst. Dazu gehören beispielsweise Belege, Rechnungen, Belege für den Ankauf und Verkauf von Waren, Quittungen und viele weitere Unterlagen. Du solltest die Unterlagen an einem sicheren Ort aufbewahren und die Ordnung und Übersicht über deine Unterlagen möglichst immer wahren. Solltest du eine Steuerprüfung bekommen, bist du so am besten gewappnet.
Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen: 7 Jahre
Du musst deine Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen mindestens 7 Jahre aufbewahren. Der Fristlauf beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, für das die Buchung vorgenommen wurde, bzw. auf dem der Beleg Bezug nimmt. Diese Pflicht gilt für alle Belege, Konten, Geschäftspapiere, Einnahmen und Ausgaben, die für die Buchhaltung relevant sind. Es empfiehlt sich, die Unterlagen in einem speziellen Ordner zu sammeln, um einen besseren Überblick zu haben. Außerdem solltest du die Unterlagen regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie aktuell sind.
Aufbewahrung von Unterlagen für Handwerkerleistungen: 2 Jahre laut UStG.
Du musst als Auftraggeber von Handwerkerleistungen alle Rechnungen, Zahlungsbelege und andere beweiskräftige Unterlagen, die du erhältst, aufbewahren. Laut § 14b Abs. 1 Satz 5 des Umsatzsteuergesetzes musst du diese Unterlagen mindestens zwei Jahre lang aufbewahren. So kannst du im Bedarfsfall jederzeit nachweisen, dass du die Leistungen bezahlt hast. Es empfiehlt sich, die Unterlagen in einer gesonderten Mappe zu sammeln, damit du sie bei Bedarf schnell zur Hand hast. Denn nur so hast du die Gewähr, dass du immer alle Unterlagen griffbereit hast, wenn du sie brauchst.
Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege: 10 Jahre & 6 Jahre
Du solltest deine Buchungsbelege, wie Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Lohnabrechnungen usw, Bilanzen, Bücher, Jahresabschlüsse, Steuerbescheide etc. für 10 Jahre aufbewahren. Alles andere, was nicht unter die 10-jährige Aufbewahrungsfrist fällt, wie etwa Geschäfts- oder Handelsbriefe, solltest du 6 Jahre aufheben. Es ist wichtig, dass du die Aufbewahrungsfristen einhältst, um im Falle einer Prüfung oder eines Rechtsstreits vorbereitet zu sein und deine Unterlagen zur Hand zu haben. Es empfiehlt sich, die Dokumente regelmäßig zu sichten und nicht mehr benötigte Unterlagen zu entsorgen.
Wichtige Dokumente 10 Jahre aufbewahren – Rechnungen, Quittungen und Verträge
Hast Du Dich schon einmal gefragt, welche Unterlagen Du wirklich 10 Jahre aufbewahren musst? Zu den Dokumenten, die Du mindestens 10 Jahre aufheben solltest, gehören Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Organisationsunterlagen sowie Arbeitsanweisungen. Natürlich lohnt es sich auch, andere wichtige Dokumente, etwa Rechnungen und Quittungen, länger aufzubewahren. Es empfiehlt sich, diese mindestens sechs Jahre aufzubewahren, da sie für die Steuererklärung oft noch benötigt werden. Außerdem ist es sinnvoll, wichtige Vertragsunterlagen, wie zum Beispiel Mietverträge, für einen längeren Zeitraum aufzubewahren, da man im Falle eines Rechtsstreits die Unterlagen als Beweismittel benötigt.
Aufbewahrungsfristen für Dokumente: 6-10 Jahre
Du musst als Unternehmer viele Dokumente aufbewahren, aber wie lange? Grundsätzlich musst Du fast alle geschäftlichen Unterlagen mindestens 6 Jahre aufbewahren. Oft ist es sogar noch wichtiger, diese Unterlagen länger aufzubewahren. In der Regel können sie erst nach einer 10-jährigen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden. Unter Umständen kann sich dieser Zeitraum aber auch noch erhöhen, je nachdem welches Thema betroffen ist. Deswegen ist es wichtig, dass Du Dich über die aktuellen Bestimmungen informierst, um eine rechtmäßige Vernichtung der Unterlagen zu gewährleisten.
Aufbewahrungspflicht für Unterlagen: Mind. 6 Jahre, besser mehr
Du musst deine Unterlagen wie empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe mindestens 6 Jahre aufbewahren. Diese Frist gilt für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen auch. Da es besser ist, auf Nummer sicher zu gehen, ist es ratsam, alle Unterlagen, die für dein Geschäft wichtig sind, für einen längeren Zeitraum aufzubewahren. So hast du immer alles griffbereit und bist auf alle Eventualitäten vorbereitet.
Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren für Steuerdaten gemäß § 147 Abs 6 S 6 AO und Art. 34 Abs. 5
34 Abs. 5 festgelegt.
Künftig brauchst Du nur noch fünf Jahre nach einem Systemwechsel oder der Datenauslagerung einen Datenträger mit den unterlagen zu deinen Steuern aufzubewahren. Dies regelt § 147 Abs 6 S 6 AO und Art. 34 Abs. 5 im Einführungsgesetz zur Abgabenordnung. Das bedeutet, dass Du den Datenträger mindestens 5 Jahre aufbewahren musst. Solltest Du die Daten vor Ablauf dieser Frist vernichten müssen, dann musst Du dafür eine Begründung abgeben.
Aufbewahren von Rechnungen: Gewährleistung & mehr
Wenn du handwerkliche Dienstleistungen in Anspruch nimmst, solltest du dir immer eine Rechnung ausstellen lassen. Diese solltest du für fünf Jahre archivieren, denn die Gewährleistungspflicht des Handwerkers beträgt in der Regel zwei Jahre. Bei größeren Anschaffungen, zum Beispiel einem neuen Auto oder einer deutlich teureren Reparatur, sollte die Aufbewahrungsfrist länger sein. Hier ist es ratsam, die Rechnungen auch über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren hinaus aufzubewahren. So hast du immer einen Nachweis, falls es doch einmal Probleme mit dem Gewährleistungsanspruch gibt. Auch bei Versicherungsangelegenheiten oder anderen Rechtsstreitigkeiten können dir die Rechnungen weiterhelfen. Vergiss also nicht, deine Rechnungen gut aufzubewahren!
Aufbewahrungsfristen für Unterlagen: 3 Jahre für Arbeitszeugnis, 30 Jahre für alle anderen
Du musst für alle Unterlagen, die dich betreffen, eine Aufbewahrungsfrist einhalten. Dazu gehören beispielsweise dein Arbeitszeugnis, Mahnbescheide, Prozessakten oder Urteile. Für dein Arbeitszeugnis beträgt die Aufbewahrungsfrist 3 Jahre. Für alle anderen oben genannten Dokumente ist die Aufbewahrungsfrist 30 Jahre. Damit bist du immer auf der sicheren Seite. Vergiss also nicht, die Unterlagen ordnungsgemäß aufzubewahren und zu archivieren.
Aufbewahrungsfristen für Belege bei einem wirtschaftsjahrbasierten Kalender
Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr enden die Fristen nicht am 31. Dezember, sondern erst zu dem Zeitpunkt, in dem das Wirtschaftsjahr endet. Alle Belege, die für anhängige Verfahren im Zusammenhang mit der Abgabenerhebung von Bedeutung sind, musst du dann noch länger aufbewahren. Beachte aber, dass du die Belege nicht ewig aufheben musst. Bewahre sie nur so lange auf, wie es für die Verfahren nötig ist.
Aufbewahren von Steuerunterlagen: 6 Jahre lang!
Du musst deine Steuerunterlagen und Belege sechs Jahre lang aufbewahren. Das gilt sowohl für Einkommensteuer, als auch für Umsatzsteuer und Lohnsteuer. Es ist wichtig, alle Unterlagen aufzubewahren, die für die Ermittlung des steuerpflichtigen Einkommens und der Steuerbemessungsgrundlage verwendet wurden. Dazu gehören Belege für Zahlungen und Einnahmen, Einkaufs- und Verkaufsquittungen, Unterlagen mit Angaben zu Gewinn und Verlust, sowie Bank- und Kreditkartenabrechnungen. So hast du immer einen Nachweis, falls du zu einem späteren Zeitpunkt deine Angaben noch einmal überprüfen musst.
Verjährungsfrist beachten: Alle Nachlassunterlagen überprüfen
Du musst möglicherweise mal Unterlagen, die sich im Nachlass befinden, durchsehen? Dann solltest du unbedingt die in § 195 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren als Richtschnur nehmen. Aufgrund dieser Verjährungsfrist wirst du wissen, ob die Unterlagen noch für geschäftliche Zwecke relevant sind oder nicht. Es ist ratsam, die Unterlagen regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass du alle geschäftsrelevanten Dokumente zur Hand hast.
Aufbewahrungspflicht für Unterlagen: 10 Jahre für Arbeitgeber
Du musst als Arbeitgeber 10 Jahre lang alle relevanten Unterlagen aufbewahren, die für die Gewinnermittlung deines Unternehmens wichtig sind. Dazu gehören die Lohn- und Gehaltsabrechnungen, aber auch Arbeitsverträge, Nachweise zur Sozialversicherung, Lohnsteuerbescheinigungen und Bescheinigungen über den Bezug von Krankengeld oder Mutterschaftsgeld. Es ist wichtig, dass Du die Unterlagen sorgfältig aufbewahrst, denn ansonsten kann das Finanzamt sehr unangenehme Konsequenzen haben. Auch für Dich als Arbeitgeber bringt es Vorteile, wenn Du alle Unterlagen korrekt aufbewahrst. Denn so hast Du jederzeit einen Überblick über die Abläufe in deinem Unternehmen und kannst eventuellen Fragen des Finanzamtes zeitnah und umfassend beantworten.
Wie lange Unterlagen aufbewahren? Mindestens 3 Jahre!
Du willst wissen, wie lange du Unterlagen aufbewahren solltest? In aller Regel empfiehlt sich eine Aufbewahrungsdauer von mindestens 3 Jahren, da in der Regel auch die gesetzlichen Verjährungsfristen mindestens diesen Zeitraum betragen. Sollte es sich bei den Unterlagen um solche handeln, die auch weiterhin von rechtlicher Bedeutung sind, dann endet die Aufbewahrungsfrist nicht automatisch mit deiner Amtszeit. Es ist daher ratsam, die Unterlagen entsprechend zu archivieren, damit sie auch bei Bedarf jederzeit zur Verfügung stehen.
Zusammenfassung
Geschäftlich müssen Rechnungen mindestens 6 Jahre lang aufbewahrt werden. Es ist auch ratsam, diese für einen längeren Zeitraum zu archivieren, um einen besseren Überblick über die finanzielle Situation zu haben. Es empfiehlt sich, ein separates System zur Aufbewahrung von Rechnungen zu implementieren, um eine einfache Suche und einen schnellen Zugriff zu gewährleisten.
Du solltest deine Rechnungen für mindestens zehn Jahre aufbewahren, um sicherzustellen, dass du alle notwendigen geschäftlichen Informationen hast. Es ist wichtig, dass du deine Rechnungen ordentlich und sorgfältig organisierst, damit du sie schnell finden kannst, wenn du sie brauchst.
