Hey! Wenn du dich schon mal gefragt hast, wie lange du als Unternehmer geschäftliche E-Mails aufbewahren musst, dann bist du hier genau richtig. In diesem Artikel schauen wir uns an, was die gesetzlichen Bestimmungen für das Aufbewahren von E-Mails sind und wie lange du sie aufheben musst. Also, lass uns anfangen!
Das hängt davon ab, welche Art von geschäftlichen E-Mails du meinst. In der Regel solltest du sie so lange aufbewahren, wie du juristische Beweise benötigst. Meistens empfiehlt es sich, E-Mails mindestens ein Jahr lang aufzubewahren, aber es kann auch länger sein, je nachdem was für eine Art von Geschäft es ist und welche Art von Informationen in den E-Mails enthalten sind.
Welche E-Mails sind Handelsbriefe? Aufbewahrung und Archivierung
Du hast schon mal von Handelsbriefen gehört, aber hast dir noch nie Gedanken darüber gemacht, welche E-Mails dazu zählen? Dann lass uns mal schauen. Als Handelsbriefe gelten E-Mails, die Aufträge und Auftragsbestätigungen, Frachtbriefe, Rechnungen und Zahlungsbelege beinhalten. Diese müssen aufbewahrt werden, um im Falle von Streitigkeiten eine schriftliche Aufzeichnung des Geschäftsvorfalls vorweisen zu können. Darüber hinaus bieten sie eine gute Übersicht über alle abgeschlossenen Handelsgeschäfte. Deshalb ist es eine gute Idee, sie regelmäßig zu archivieren.
Archiviere Dokumente gründlich: Schneller Zugriff dank Software
Du solltest regelmäßig und gründlich alle Dokumente überprüfen und archivieren. Dabei kannst Du sicherstellen, dass keine Dokumente auf dem Weg ins Archiv verloren gehen, insbesondere wenn Du Papierdokumente einscanst. Dabei ist es wichtig, dass alle Dokumente vollständig und überprüfbar archiviert werden. Dazu kannst Du ggf. eine spezielle Software verwenden, die Dokumente automatisch erfasst und archiviert. So hast Du jederzeit einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle notwendigen Unterlagen.
E-Mails nach § 238 Abs. 2 und § 147 AO archivieren
Du musst als Unternehmer aufpassen, dass du deine E-Mails nach § 238 Abs. 2 und § 147 der Abgabenordnung (AO) archivierst. Dabei handelt es sich um alle E-Mails, die sich auf Geschäftskorrespondenz und/oder Steuerangelegenheiten beziehen. Diese müssen mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Es ist ratsam, eine Software zu verwenden, die die E-Mails automatisch archiviert, um sicherzustellen, dass die Pflicht erfüllt wird.
Vorteile einer E-Mail-Archivierung für mehr Effizienz und Kostenreduktion
Du hast eine E-Mail-Archivierungslösung im Einsatz? Dann wirst Du von den verschiedenen Vorteilen profitieren, die sich Dir dank der Archivierung ergeben. Mit der E-Mail-Archivierung kannst Du eine lange Liste an Vorteilen nutzen. Zum einen ermöglicht Dir die Lösung eine langfristige und vollständige Speicherung Deiner E-Mails. So hast Du jederzeit einen vollständigen Überblick über Deine Korrespondenzen und bist für jede Art von Anfrage bestens vorbereitet. Darüber hinaus stellt die E-Mail-Archivierung sicher, dass Deine gespeicherten E-Mails manipulationssicher verwahrt werden und dass sie datenschutzkonform aufbewahrt werden. Eine E-Mail-Archivierung kann auch dazu beitragen, dass Deine E-Mail-Kosten sinken, da Du weniger Speicherplatz benötigst, um Deine E-Mails zu speichern. Schließlich kann die E-Mail-Archivierung auch helfen, bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und Regularien zu unterstützen. Kurzum: Eine E-Mail-Archivierung kann Dir dabei helfen, sowohl Deine Effizienz als auch Deine Kosten zu steigern, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und Deine Daten vor Missbrauch zu schützen.
Revisionssicher & GoBD-konform archivieren: Einfach mit Profi-Software
Du musst als Unternehmer, Selbstständiger oder Freiberufler aufbewahrungspflichtige Unterlagen revisionssicher archivieren. Das bedeutet, dass die Unterlagen digital archiviert werden müssen. Dafür gibt es spezielle Archivierungssoftware, die ganz einfach zu bedienen ist. Damit kannst Du sicherstellen, dass Deine Archivierung GoBD-konform ist und Du auf der sicheren Seite bist. Denn wenn Du die gesetzlichen Vorgaben nicht einhältst, können empfindliche Strafen drohen. Nutze also am besten ein professionelles Archivierungssystem. So sparst Du Dir in Zukunft viel Stress und Ärger.
Aufbewahrungspflicht von E-Mails nach Abgabenordnung: Backup erstellen
Du musst vorsichtig sein, wenn es um E-Mails nach der Abgabenordnung geht. Nach der Abgabenordnung musst du empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe, also auch Telefaxe und E-Mails, 6 Jahre aufbewahren. Diese Aufbewahrung ist wichtig, um im Fall einer Prüfung durch das Finanzamt alle Unterlagen vorlegen zu können. Auch wenn du die E-Mails nicht mehr brauchst, ist es wichtig, sie zu archivieren. Um eine ordnungsgemäße Aufbewahrung zu gewährleisten, solltest du ein Backup deiner E-Mails anlegen.
Aufbewahrung von Buchhaltungs- und Steuerklärungsunterlagen
Du solltest alle Dokumente, die deine Buchhaltung und Besteuerung betreffen, mindestens 10 Jahre lang aufbewahren. Das gilt für Quittungen, Rechnungen, Belege usw. Es ist wichtig, dass du sie aufhebst, da diese Informationen für deine jährliche Steuererklärung oder ähnliche Anfragen nützlich sein könnten. Wenn du ein Unternehmen hast, musst du sogar noch länger Unterlagen aufbewahren. Es ist ratsam, dass du in regelmäßigen Abständen deine Dokumente überprüfst und überflüssige Unterlagen entsorgst.
E-Mails in Outlook ganz einfach sichern
Du hast eine E-Mail in Microsoft Outlook bekommen, die du unbedingt speichern möchtest? Kein Problem! Denn mit Outlook kannst du ganz einfach E-Mails auf deiner Festplatte sichern. Dazu hast du verschiedene Möglichkeiten, denn du kannst zwischen verschiedenen Dateiformaten wählen. Wir zeigen dir, wie du deine E-Mails in Outlook sichern kannst. Als Erstes musst du die Mail, die du sichern willst, öffnen. Dann klicke auf „Datei“ und anschließend auf „Speichern unter“. Es wird ein Fenster aufgehen, indem du einen Speicherort, einen Dateinamen und ein Dateiformat auswählen kannst. Wähle hier einen Ordner auf deiner Festplatte aus und gib deiner E-Mail einen Namen. Dann kannst du noch das Dateiformat auswählen. Hier hast du die Wahl zwischen verschiedenen Dateiformaten, wie etwa HTML, MHT oder TXT. Wähle das Format, das am besten zu deinen Bedürfnissen passt und klicke anschließend auf „Speichern“. Nun ist deine E-Mail auf deiner Festplatte gespeichert und du kannst sie jederzeit wieder öffnen oder versenden. So einfach kannst du E-Mails in Outlook sichern!
So speicherst Du Dateien sicher in Ordnern
Öffne die Nachricht, die Du speichern möchtest, und klicke dann auf der Registerkarte ‚Datei‘ auf ‚Speichern unter‘. Im Dialogfeld ‚Speichern unter‘ kannst Du im Ordnerbereich einen Ordner auswählen, in dem die Datei gespeichert werden soll. Wähle also zunächst den Ordner aus, in dem die Datei gespeichert werden soll, und anschließend den Speicherort in dem ausgewählten Ordner. Überprüfe, ob der Dateiname korrekt ist und klicke abschließend auf ‚Speichern‘. So hast Du Deine Datei sicher gespeichert.
Postfach voll? So organisierst Du Deine E-Mails
Wenn Dein E-Mail-Postfach voll ist, kann es passieren, dass neue E-Mails nicht mehr ankommen und somit verloren gehen. Deshalb ist es wichtig, dass Du deine E-Mails regelmäßig organisierst und stets genügend Speicherplatz frei hältst. Damit das E-Mail-Postfach nicht ständig voll wird, empfehlen wir Dir, regelmäßig nicht mehr benötigte E-Mails zu löschen. Falls Du viele E-Mails haben solltest, die Du aufheben möchtest, kannst Du auch einzelne Ordner anlegen und darin die wichtigsten E-Mails speichern. So hast Du immer den Überblick und das Postfach ist nicht überfüllt.
E-Mail mit Outlook einrichten: lokale Kopie speichern
Du möchtest Outlook als E-Mail-Programm nutzen? Dann musst du zuerst ein E-Mail-Konto hinzufügen. Wenn du das tust, wird im Hintergrund eine Kopie deiner E-Mails, Kontakte und Kalendereinträge auf deinem Computer gespeichert. Das heißt, dass du auch dann noch auf deine Informationen zugreifen kannst, wenn du keine Verbindung zum Internet hast. Die lokale Kopie deiner Informationen kannst du über das Outlook-Menü konfigurieren und anpassen. Wenn du dein E-Mail-Konto zum ersten Mal einrichtest, wird auch automatisch eine lokale Kopie erstellt – du kannst aber auch manuell eine Kopie erstellen, wenn du möchtest.
Archivierung von Daten: Freigabe von Speicherplatz und mehr
Archivdaten werden anders als beim Backups nicht einfach nur kopiert, sondern auf einen anderen, in der Regel günstigeren Speicher verschoben. Dadurch wird Speicherplatz auf teureren Primärspeichern frei, sodass neue Daten gespeichert werden können. Unternehmen archivieren Daten aber nicht nur aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen, sondern auch, um sie für spätere Analysen oder Ermittlungen aufzubewahren. Auch die Unterstützung von Business Intelligence-Anwendungen ist ein wichtiger Grund, warum Unternehmen Daten archivieren. Ein gutes Archivierungssystem ermöglicht es Unternehmen, schnell auf relevante Informationen zuzugreifen, während gleichzeitig der Speicherplatz auf den Primärspeichern freigehalten wird.
Archivierte Nachrichten: Nützlich für Nachverfolgen und Projekte
Archivierte Nachrichten werden nicht automatisch gelöscht und sind deshalb jederzeit über einen längeren Zeitraum aufzufinden. Dies kann bei manchen Nachrichtendiensten auch über mehrere Jahre hinweg geschehen. Diese Eigenschaft ist besonders nützlich, wenn du bestimmte Nachrichten, die du vor einiger Zeit gesendet oder empfangen hast, zu einem späteren Zeitpunkt nochmal sehen möchtest. So kannst du auch leichter Gesprächsstränge nachverfolgen und gemeinsam mit anderen an einem Projekt arbeiten.
E-Mails regelmäßig überprüfen & löschen für aktuellen Überblick
Meistens werden E-Mails im lokalen Cache, auch OST-Datei genannt, für 12 Monate zwischengespeichert. Doch ältere Mails werden von Outlook nicht mehr angezeigt, falls ihre Synchronisierungszeit überschritten ist. Dann werden diese aus dem Cache gelöscht. Es ist also wichtig, dass Du Deine E-Mails regelmäßig überprüfst und löschst, um sicherzustellen, dass diese über einen bestimmten Zeitraum verfügbar bleiben. Wir empfehlen Dir daher, Deine E-Mails regelmäßig zu überprüfen und zu löschen, um sicherzustellen, dass sie über einen bestimmten Zeitraum verfügbar bleiben. So hast Du immer einen aktuellen Überblick über Deine E-Mails.
Finde Windows Live Mail Verzeichnis in Einstellungen
Du hast Probleme, das Verzeichnis für deine Emails in Windows Live Mail zu finden? Kein Problem, wir zeigen dir, wie du das Verzeichnis aufrufen kannst. Am einfachsten geht es über die Einstellungen. Öffne dazu zunächst Windows Live Mail. Gehe anschließend auf „Optionen“ und navigiere zu den erweiterten Emaileinstellungen. Dort wird dir angezeigt, wo sich deine Emails befinden. In der Regel sind sie unter C:\Users\NAME\AppData\Local\Microsoft\Windows Live Mail zu finden. Falls du deine E-Mails an einem anderen Speicherort abgelegt hast, findest du den Pfad dafür ebenfalls in den Einstellungen.
Verlängere deine E-Mail-Adresse nicht – sie ist gültig bis du sie löschst
Du möchtest deine E-Mail-Adresse länger nutzen? Kein Problem! In den meisten Fällen ist die Verlängerung der Laufzeit nicht von Nöten. Deine E-Mail-Adresse ist nämlich gültig, bis du sie selbst löschst oder bis der Dienst, bei dem du die Adresse erstellt hast, die Domänenliste ändert. Daher kannst du deine E-Mail-Adresse so lange nutzen, wie du möchtest. Solltest du dennoch einmal den Dienst wechseln, kannst du deine Adresse problemlos auf dein neues Konto übertragen.
Geschäftsunterlagen 6-10 Jahre aufbewahren: So gehst du sicher!
Du musst unbedingt darauf achten, dass du fast alle geschäftlichen Unterlagen mindestens 6 Jahre aufbewahrst. Diese Aufbewahrungsfrist ist in Deutschland gesetzlich vorgegeben und soll eine Kontrolle durch das Finanzamt ermöglichen. Auch nach Ablauf der 6 Jahre musst du die Unterlagen noch weitere 4 Jahre aufbewahren, also insgesamt 10 Jahre. Wenn du die Unterlagen nicht mehr benötigst, kannst du sie nach Ablauf der 10 Jahre vernichten. Es ist also wichtig, dass du dir ein System etablierst und deine Unterlagen regelmäßig auf Aktualität überprüfst. Vermeide dadurch unnötige Kosten und einen bürokratischen Aufwand.
E-Mails auf dem Server behalten: So hast du sie jederzeit griffbereit
Kennst du das Gefühl, dass E-Mails einfach weg sind, obwohl du sie noch gebraucht hättest? Damit du deine E-Mails auf dem Server behältst, kannst du die Standardeinstellung ändern. Wenn du deine E-Mails dann aus dem Papierkorb löschst, bleiben sie auf dem Server gespeichert. Wenn du E-Mails herunterlädst, werden sie automatisch vom Server gelöscht. Es lohnt sich also, deine E-Mails auf dem Server zu behalten, damit du sie jederzeit wieder abrufen kannst. So hast du deine E-Mails stets griffbereit.
Gelöschte Nachrichten nach 30 Tagen unwiederbringlich
Nach einem Monat werden Nachrichten, die sich im Papierkorb befinden, endgültig gelöscht. Wenn du also etwas vergessen hast zu speichern, bevor du es in den Papierkorb verschoben hast, hast du nur 30 Tage Zeit, es wiederherzustellen. Wenn du nach Ablauf dieser Frist nicht mehr darauf zugreifen kannst, ist es unwiederbringlich verschwunden. Wir empfehlen dir deshalb, alle wichtigen Nachrichten, die du nicht sofort löschen möchtest, in einen Ordner zu verschieben. So hast du sie immer griffbereit und kannst jederzeit darauf zurückgreifen. Also denke daran, alle wichtigen Daten zu speichern, bevor sie unwiederbringlich im Papierkorb verschwinden. Damit bist du auf der sicheren Seite.
Regelmäßiges Prüfen des E-Mail-Postfachs: Vermeide Datenverlust!
Du solltest dein E-Mail-Postfach regelmäßig überprüfen, damit du keine wichtigen E-Mails und Fotos verlierst. Wenn du längere Zeit inaktiv bist, riskierst du, dass dein Postfach gelöscht oder deine E-Mail-Adresse an jemand anderes weitergegeben wird. Es ist daher wichtig, dass du regelmäßig einloggst, um sicherzustellen, dass dein Postfach und deine persönlichen Daten nicht verloren gehen.
Schlussworte
Geschäftliche E-Mails müssen in der Regel mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Das ist normalerweise die empfohlene Zeitspanne, um sicherzustellen, dass du alle gesetzlichen Anforderungen erfüllst. Es ist wichtig, alles aufzubewahren, was relevant für dein Unternehmen ist, und sicherzustellen, dass du immer alle relevanten Informationen zur Hand hast, wenn du sie brauchst.
Du hast jetzt einen besseren Einblick, wie lange du geschäftliche E-Mails aufbewahren musst. Es ist wichtig, dass du die gesetzlichen Richtlinien und Anforderungen befolgst, um die geschäftlichen Daten sicher und korrekt aufzubewahren. Vergiss nicht, deine E-Mails regelmäßig zu archivieren, um sicherzustellen, dass du die gesetzlichen Vorgaben erfüllst und über die richtigen Informationen verfügst.
